法人を設立したばかりで、こんな悩みはありませんか。
- 「個人のお金で会社の経費を払ったけど、経費として認められる？」
- 「立替経費の記録と精算って、どうやればいい？」
- 「弥生会計でどう仕訳すればいいかわからない」
結論から言うと、立替経費の管理は「当日に証憑（領収書）を保存し、月次で振込精算する」2ステップで回せます。
この記事では、立替経費（たてかえけいひ）の記録・精算・弥生会計での処理を実録でまとめます。法人1期目の代表として実際にやった方法です。次の3点がわかります。
- なぜ会社と個人のお金を分ける必要があるか
- 立替経費が発生したときの記録から精算までの手順
- 弥生会計での仕訳の考え方（税理士確認前提）
仕訳の具体的なパターンは税理士に確認しながら進めています。1期目の経営者の体験談として読んでください。経理全体の流れは「合同会社1期目の経理のやり方｜実際にやっていること全部」にまとめています。
ロードマップでいうと、この記事はSTAGE 2「お金の管理を作る」の場面にあたります。立替経費の記録と精算の仕組みを作るのは、法人口座ができた後の初期の経理実務です。
法人の立替経費とは？会社と個人のお金を分ける理由
合同会社は設立した瞬間から、個人とは別の法的な存在（法人）になります。会社のお金は会社のもの、個人のお金は個人のもの——この区別が、法人経理の大前提です。
にもかかわらず、設立直後は「法人口座がまだ開設中」「法人名義のカードが届いていない」という状況が続きます。個人のお金で会社の支出を払う場面が出てくるためです。これが立替経費です。
立替経費自体は問題ありません。ただし、記録と精算をきちんとやらないと「会社の経費として認められない」か、「会社と個人のお金が混ざって経理が崩れる」原因になります。私が実際に困ったのはこの部分でした。
立替経費が発生するのはどんなとき？法人1期目の例
私が実際に立替が発生したのは、主に法人口座の開設待ち期間と、設立直後の消耗品・送料の支払いでした。法人口座の開設には審査に数週間かかることもあり（詳細は「合同会社の法人口座開設の実録」に書いています）、その間にも会社の支出は次々と発生します。
また、業務で使っているサービスを当初は個人名義で契約していたケースもありました。個人名義でも業務に使っている契約は「立替」の扱いになります。精算の手続きが必要です。
法人の立替経費の処理方法｜記録から精算まで4ステップ
手順は4ステップです。
- 会社名宛ての領収書・レシートを取得する。 会社名宛ての領収書が理想です。コンビニやネットショップのレシートなど会社名が入らない場合は、個人名のものでも使えます。その場合は、弥生証憑 Nextの摘要欄に業務用途と「立替（代表）」の旨を書いておきます。後から確認しやすくなるためです。領収書の管理の全体像は「領収書・請求書の管理方法｜法人1期目の整理ルール実録」に書いています。
- 弥生証憑 Nextにアップロードする。 通常の領収書と同じ手順でアップロードします。取引先・金額・日付を入力し、摘要欄に「立替（代表）」と一言書いておくのがポイントです。後から「これは立替だった」とすぐわかります。
- 弥生会計 Nextで仕訳を入力する。 立替の仕訳には「費目（消耗品費など）/ 未払金（代表立替）」のパターンがよく使われます。ただし、どの勘定科目（帳簿の分類）を使うかは状況や税理士の判断によります。仕訳のパターンは必ず税理士に確認してから確定させてください。私は担当の税理士と確認しながら処理しています。
- 月次で法人口座から代表個人口座へ振込精算する。 月末に「今月の立替合計額」をまとめ、法人口座から代表個人口座に振り込みます。この振込が「精算」です。振込時には弥生会計で「未払金（代表立替）/ 普通預金」の仕訳を入力し、未払金残高をゼロにします（こちらも税理士確認を）。
ポイントは「立替えたらすぐ証憑を保存・月末にまとめて精算」という流れを崩さないことです。溜め込むと「どれが立替で、どれが個人の支出か」が分からなくなります。
立替経費の仕訳はどうする？弥生会計での考え方（税理士確認前提）
弥生会計での仕訳は、費目（消耗品費など）/ 未払金（代表立替）というパターンを使っています。私が担当の税理士に確認した方法です。ただし、状況や税理士の判断によっては別のパターンになることもあります。
仕訳で使う「未払金（みばらいきん）」とは、支払い義務があるがまだ払っていないお金です。今回は「会社が代表に精算する義務があるが、まだ振込していない金額」を管理するために使います。
精算の振込が完了したら「未払金（代表立替）/ 普通預金」で仕訳します。未払金残高をゼロに戻すためです。これで「代表が立て替えた金額が会社の経費として記録され、代表に返済された」流れが帳簿上で完結します。
仕訳のパターンは状況によって異なります。この記事の例はあくまで参考です。必ず担当の税理士に確認してから処理してください。
立替経費の精算漏れを防ぐ！会社と個人の混同をなくす4つの習慣
私が実践している混同防止のポイントは4つです。
- 法人口座と個人口座を必ず分ける。 口座が混在していると「会社の収支」と「個人の収支」が見分けられなくなります。法人口座の開設は設立後すぐに行い、会社の支払いはできる限り法人名義の口座から行うことが基本です（詳細：「合同会社の法人口座開設の実録」）。
- 立て替えたらその日のうちに証憑をアップロードする。 「後でまとめて登録しよう」と溜め込むと、「これは立替か個人の支出か」の判断が曖昧になります。私はスマホで撮影してその場で弥生証憑 Nextに登録することを習慣にしています。
- 月末に「未払金（代表立替）」の残高を確認する。 弥生会計で未払金（代表立替）勘定の残高を確認します。今月の立替合計額を把握するためです。月次クローズのタイミングで必ずチェックします。精算漏れを防ぐためです。
- 立替金は翌月中に精算するルールにする。 長期間精算しないまま放置すると、会社が代表に「お金を貸している」状態が続き、税務上「役員貸付金（やくいんかしつけきん）」として問題になるケースがあります。私は翌月末を精算期限の目安にしています（詳細は税理士に確認）。
まとめ：「立替えたらすぐ証憑・月末に精算」の習慣が大事
会社と個人のお金の分け方・立替経費の扱いのポイントは3点です。
- 当日に証憑を保存：弥生証憑 Nextに立替当日アップロード。摘要欄に「立替（代表）」と書いておく
- 仕訳は税理士に確認してから：「費目 / 未払金（代表立替）」が一般的なパターンだが、状況で変わる。自己判断で断定しない
- 翌月末を目安に振込精算：法人口座から代表個人口座へ振込。長期間放置すると「役員貸付金」として問題になるケースがある
領収書の管理全体は「領収書・請求書の管理方法｜法人1期目の整理ルール実録」に、法人口座の開設については「合同会社の法人口座開設の実録」に書いています。合わせて読んでください。
経理全体の流れは「合同会社1期目の経理のやり方｜実際にやっていること全部」にまとめています。
なお、仕訳の具体的なパターンや税務上の判断は、会社の状況や税理士の方針によって異なります。この記事は私個人の実体験であり、税務アドバイスではありません。実際の処理は必ず税理士に確認したうえで進めてください。
立替経費の仕訳入力には弥生会計 Nextを使っています。法人対応・銀行連携・スマート取引取込（銀行明細を自動で仕訳候補にする機能）も使いやすく、1期目から迷わず使えました。詳細・最新の料金・無料体験の有無は公式サイトからご確認ください。